Sídlo firmy jako přežitek v digitální éře. Je řešením úplné zrušení?

V dnešní době se koncept sídla firmy jeví jako relikt minulosti, který už příliš nereflektuje realitu moderního podnikání. Proč se držíme byrokratické povinnosti mít oficiální adresu, když většina interakcí probíhá online?

Nadáváme na byrokracii, nic s tím ale neděláme

„Dobrý den, zaplaťte 2 700 Kč za to, že jen existujete,“ asi tak nějak vás hned v počátku podnikání pozdraví byrokratický moloch v České republice kvůli zápisu do obchodního rejstříku. A to se týká jen těch šťastnějších, kteří využijí služby notáře. Klasická společnost s ručením omezeným zaplatí 6 000 Kč a akciové společnosti 12 000 Kč. Nemluvě o tom, že musíte absolvovat úřednické kolečko. „A vy chcete změnit sídlo? To je milé. Dalších minimálně 2 000 Kč, poprosím,“ pokračuje moloch v případě, že musíte opustit stávající sídlo a najdete nové v rámci obce.

A proč by měl někdo potřebovat vůbec cihlovou budovu s kanceláří, když svou veškerou práci odvádí a řídí odkudkoli se mu zamane. Vezměte si startupy, internetové projekty, e-shopy, freelancery nebo konzultanty. Všichni zmiňovaní velmi často pracují odděleně, komunikace probíhá přes videohovory a další virtuální komunikační nástroje. Nepotřebují kancelář, nepotřebují sídlo, když makají z domova, kavárny nebo třeba z pláže někde v Thajsku. Ale i běžní podnikatelé využívají jen svou provozovnu, kde ale zároveň nechtějí mít z praktických důvodů i sídlo. Je na čase s tím něco dělat. Právní pohled je zatím samozřejmě nekompromisní.

Jak správně připomíná Petr Fejfárek z advokátní kanceláře FFK Legal, v současnosti není možné, aby právnická osoba či OSVČ sídlo vůbec neuváděly. „Pokud však vyjdeme vstříc hypotetické rovině otázky a zaměříme se na profese či odvětví, kde by sídlo postrádalo praktický význam, šlo by zejména o činnosti provozované výhradně online – tedy bez fyzického kontaktu s klienty, obchodními partnery nebo orgány veřejné moci,“ řekl magazínu TOP.cz Fejfárek. A konkrétně zmínil tyto druhy živností:

poskytování software, poradenství v oblasti informačních technologií
zpracování dat, hostingové a související činnosti a webové portály;
zprostředkování obchodu a služeb;
reklamní činnost, marketing, mediální zastoupení
překladatelská a tlumočnická činnost^[1]

Kolik peněz a času stojí nahlášení nového sídla či jeho změna u společností

Chcete rozjet byznys co nejrychleji a začít se prosazovat na trhu? Tak trochu vychladněte, protože jen nahlášení sídla a případně jeho změna vás bude stát nejen nemalý peníz, ale také drahocenný čas. Celý proces zabere obvykle 2 až 3 týdny. Jdete k notáři s jedním úkonem, například s úpravou smlouvy, musíte čekat na vyřízení dalších náležitostí a pak se za ním vrátíte pro přepis v obchodním rejstříku. Soud má jen na samotný zápis od podání návrhu lhůtu 5 pracovních dnů. Co všechno tedy musíte zvládnout? A to ještě pozor, záleží také na tom, jestli se stěhujete v rámci jedné obce.^[2]

Nahlášení nového sídla

Zajistit si pro užívání adresy souhlas s umístěním sídla firmy od správce či vlastníka nemovitosti ve dvou vyhotoveních
Jedno vyhotovení archivovat v rámci dokumentů o založení firmy
Druhé vyhotovení odevzdat na živnostenském úřadě (není povinné)
Sídlo je nutné zapsat do zakladatelské listiny společnosti se souhlasem všech společníků či valné hromady
Sídlo zapíšete do obchodního rejstříku a na příslušném finančním úřadě
Máte-li zaměstnance, tak to musíte nahlásit taky na České správě sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovně
Údaje uvést na webových stránkách firmy, sociálních sítích, firemním účtu na Google či Firmy.cz, v bance, na všech účetních výkazech a přiznáních, vizitkách, razítku apod.

Změna sídla v rámci stejné obce

Zajistit si pro užívání adresy souhlas s umístěním sídla firmy od správce či vlastníka nemovitosti, kam se stěhujete
Získat souhlas společníků či valné hromady
Tento souhlas notářsky ověřit
Adresu změnit v obchodním rejstříku
Návrh na změnu podává jednatel příslušnému rejstříkovému soudu, případně u notáře – soud má 5 dní na vyřízení
Ohlášení živnostenskému úřadu (není povinné)
Máte-li zaměstnance, tak to musíte nahlásit taky na České správě sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovně
Údaje uvést na webových stránkách firmy, sociálních sítích, firemním účtu na Google či Firmy.cz, v bance, na všech účetních výkazech a přiznáních, vizitkách, razítku apod.

Změna sídla v rámci jiné obce

A co když sídlo přesouváte do jiné obce? Musíte před podáním návrhu na změnu sídla v obchodním rejstříku ještě upravit společenskou smlouvu, respektive zakladatelskou listinu. Samozřejmě záleží, jak je v zakladatelském právním jednání sídlo uvedeno. Tuto úpravu každopádně vyřídíte u notáře. Ten může novou adresu také rovnou zapsat do obchodního rejstříku. Celý proces je nákladnější. Nehradíte jen soudní poplatek ale i notářský zápis.

Náklady na sídlo firmy	Cena
Soudní poplatek (zápis do obchodního rejstříku)	2 000 Kč
Notářský zápis (změna společenské smlouvy)	3 000 až 5 000 Kč
1x úředně ověřený podpis	50 Kč
Poplatek za ohlášení na živnostenském úřadě	100 Kč

💰 Nejlevnější varianta (bez notářského zápisu a s vlastním vyřízením): cca 2 000 Kč (soudní poplatek) + 100 Kč (živnostenský úřad) = 2 100 Kč.

💰💰 Nejčastější varianta (s notářským zápisem a s vlastním vyřízením): cca 2 000 Kč (soudní poplatek) + 3 000 až 5 000 Kč (notářský zápis) + 100 Kč (živnostenský úřad) = 5 100 až 7 100 Kč.

💰💰💰 Využití služeb specializované firmy (kompletní servis): Ceny se pohybují od 4 000 Kč (bez notáře) až do 10 000 až 11 000 Kč (s notářem).

Změna sídla u živnostníků

Jakožto OSVČ změnu sídla nahlásíte na živnostenském úřadě. Můžete to udělat osobně, nebo častěji elektronicky prostřednictvím Jednotného registračního místa. Živnostenský úřad pak informuje ostatní úřady (finanční úřad, správu sociálního zabezpečení, zdravotní pojišťovnu).

Vedeš svůj podnik online? Žádné sídlo nepotřebuješ

Podnikatelé, kteří dělají byznys v online prostředí, by podle mého názoru nemuseli mít absolutně žádné sídlo. Se svými zákazníky či klienty se spojí, jak potřebují. A s úřady? Komunikují přes datovou schránku. Respektive pokud úřady něco potřebují, tak s firmou komunikují touto formou. Pak opravdu nezáleží, jestli má někdo sídlo u sebe doma, na prestižní adrese v Praze nebo někde na vesnici. Pokud by úředníci trvali na této kolonce, tak za mě by stačilo mít u sídla firmy jednoduše: „Česká republika“.

Veškerá nutná komunikace se státem probíhá online. Se státem, který podnikatele nutí mít sídla na fyzickém místě. Chápu, že v minulosti to mělo jistý význam, teď už to ale smysl postrádá. Platíte daně v České republice, kontrolu může už dnes správce daně provádět i mimo místní příslušnost, což by šlo případně aplikovat i na soudy (a najít jiný klíč k přidělování soudních řízení).

Petr Fejfárek z advokátní kanceláře FFK Legal v rozhovoru pro magazín TOP.cz prozradil, kde jsou v tomto ohledu největší překážky: „Přestože od roku 2023 platí pro OSVČ povinnost zřízení datové schránky, fyzická adresa sídla zůstává důležitá pro případ, že by doručování přes datovou schránku selhalo. Jednodušší a efektivnější variantu si dokážeme představit v procesním nastavení – například ve formě digitalizovaného centrálního registru sídel s možností snadného online založení či změny.“

Provozovna smysl dává

Zatímco sídlo je leckdy jen papírově důležité místo, to nejdůležitější se u mnoha profesí a firem odehrává na provozovně. Ať už se jedná o prodejnu, kancelář (kam chodí klienti), dílnu, ordinaci, stánek nebo výrobnu, tak v tomto ohledu chápu, že musí splňovat jisté náležitosti. Provozovna musí být označena obchodním jménem a IČem. Změny musíte hlásit živnostenskému úřadu. To je ale poměrně logické vzhledem k tomu, že právě na tomto místě se odehrává podnikatelská činnost.

Inspirace v Evropě?

Předně je třeba říci, že po celé Evropské unii platí povinnost vést sídlo firmy. Také jste čekali, že alespoň některá z 27 zemí bude v tomto průkopníkem? Některé členské státy sice nejsou tak daleko, ale jsou dál než Česká republika. Příkladem nám může být Estonsko a jeho program e-Residency, který umožňuje založení a správu společnosti zcela online, bez nutnosti fyzické přítomnosti v zemi. I zde je však vyžadováno virtuální sídlo, které je poskytováno speciálními společnostmi. Liberálnější přístup můžete najít i v Irsku nebo donedávna ještě členské Velké Británii. Poskytují široké možnosti využití virtuálních kanceláří a jdou naproti digitálním nomádům a startupům.^[3]

Samozřejmě vize „sídlo = země“ může narážet u federativních států jako je Německo nebo Rakousko, kde může existovat několik odlišných právních řádů v rámci spolkových zemí.

V Česku je podle Petra Fejfárka z FFK Legal největší překážkou význam sídla jako institut z pohledu práva. Sídlo hraje klíčovou roli při vedení veřejných rejstříků, určení místa doručení a stanovení příslušnosti soudů a orgánů. „Úplné opuštění od tohoto konceptu by vyžadovalo rozsáhlé zásahy do celé řady ustanovení napříč soukromým i veřejným právem. Zásadním limitem je rovněž absence univerzální elektronické identity a plošné povinnosti elektronické komunikace. Zatímco podnikající osoby mají datové schránky povinné, u ostatních fyzických osob tomu tak není a stát je tak povinen zajistit i listinné doručování,“ jmenuje Fejfárek hlavní příčiny, proč tato byrokratická zátěž stále existuje, a pokračuje: „Odstranění těchto překážek by vyžadovalo systémový legislativní zásah – zejména plošné zavedení elektronické identity a elektronické komunikace se státem.“ Snad každá vláda se pyšní tím, jak snižuje byrokracii. Tak která se tohoto úkolu zhostí?

Virtuální sídlo jako dočasné elegantní řešení

Pronájem kancelářských prostor na lukrativní adrese je už také často minulostí. Mít sídlo v místě bydliště je leckdy kontraproduktivní. Proto podnikatelé často volí virtuální sídlo jako nejlepší možné řešení v současnosti. Virtuální sídla nabízejí řadu výhod. Úspora nákladů patří mezi ty přední. Není potřeba platit měsíční nájem za vlastní prostory, které často bývají nevyužité. Odpadají také náklady na energie, úklid, vybavení kanceláře apod.

TIP: Podívejte se na širokou nabídku virtuálních sídel, které poskytuje služba Sidlofirmypraha5.cz

Vybrat si také můžete z několika lukrativních adres, kde byste si stěží mohli dovolit pronájem. Prestižní sídlo může signalizovat stabilitu a úspěch. V sídle reálně pracují profesionálové, kteří se mimo jiné postarají o doručenou poštu – zaevidují ji a dle přání i naskenují a přepošlou elektronicky či fyzicky na požadovanou adresu. Naštěstí existuje mnoho kvalitních srovnání virtuálních sídel, takže je podle čeho vybírat.

Jsou nějaká negativa virtuálních sídel? Opět ten byrokratický moloch. Tato forma řešení je totiž často trnem oka některých úřadů. Finanční úřady například někdy k firmám s virtuálním sídlem přistupují s větší nedůvěrou a mohou je častěji kontrolovat, zejména pokud se na jedné adrese nachází velké množství společností. V extrémních případech se dokonce může stát, že úřady zamítnou registraci k DPH firmě s virtuálním sídlem, pokud nemají pocit, že firma prokáže dostatečnou ekonomickou aktivitu na dané adrese. Tím se celý koncept ještě více komplikuje a zbytečně zatěžuje poctivé podnikatele, kteří nevidí smysl v tom, mít nějaké reálné sídlo.