Digitalizace dokumentů se často dlouho odkládá, a pak se z ekonomických důvodů zredukuje na „prostě to naskenujeme“. Moderní digitalizace ale přináší do provozu firmy víc než jen skenování účtenek. V tomto článku vám ukážeme, jak v praxi probíhá a proč vás její úspěšné zavedení posune vpřed.

Proč digitalizace dokumentů v Copy General není jen skenování

Skenování dokumentů je jen začátek. Digitalizace dokumentů je postupný proces, který probíhá v několika na sebe navazujících krocích.

V praxi to znamená zejména:

  • zmapování a vyhodnocení existujících dokumentů,
  • stanovení priorit podle toho, co používáte nejčastěji,
  • samotné skenování a převod do digitální podoby,
  • indexaci – strukturování a označení dokumentů metadaty, aby byly dohledatelné,
  • uložení do digitálního archivu s nastaveným přístupem,
  • postupnou integraci do firemních procesů.

Právě indexaci firmy často podcení. V rámci digitální archivace dokumentů jde ale o klíčovou aktivitu, která usnadní budoucí provoz. Když budete potřebovat dohledat konkrétní sadu výkresů, nebo třeba smlouvu, která potvrdí vaše argumenty ve sporu s obchodním partnerem, stačí se přihlásit do aplikace a dokument vyhledat podle klíčových slov.

Soubor se dá rovnou nasdílet kolegům, zákazníkům i dodavatelům. Tak ušetříte hodiny času s vyhledáváním a firemní archiv máte neustále při ruce – do aplikace se můžete kdykoliv podívat přes mobil, tablet i počítač.

Proč firmy digitalizaci odkládají

Hlavním důvodem je nedostatek informací. Stále převládá mýtus, že digitalizace zahrnuje „jen“ skenování dokumentů, a to se přece zvládne kdykoliv, až bude čas. Digitalizace (zejména objemnějších archivů) je ale náročný dlouhodobý proces, který může trvat měsíce až roky. Důkazem je i zkušenost české veřejné správy: Naše země investovala do digitalizace více než 50 miliard korun, přesto se podařilo plně digitalizovat méně než pětinu agend.

Stát v tomto procesu naráží na typické strukturální bariéry digitální transformace:

  • nedostatek IT expertů,
  • neúplná nebo roztříštěná data,
  • nejasně vymezená odpovědnost za řízení projektů,
  • nedostatečně plánované financování digitalizačních projektů.

Soukromá firma si strukturální chaos státní správy nemůže dovolit. S rostoucí poptávkou se prodlužují čekací lhůty. A pouštět se do digitalizace dokumentů na vlastní pěst není dobrý nápad – bez specializace vám budou chybět potřebné znalosti a hlavně technologie, které se liší podle typu skenovaných dokumentů.

Konkrétní typy dokumentů vyžadují specifické technologie (Foto: ChatGPT / Open AI)
Konkrétní typy dokumentů vyžadují specifické technologie (Foto: ChatGPT / Open AI)

Jak se přínosy digitalizace propíšou do chodu firmy

Správně provedená digitalizace dokumentů nezahrnuje jen přesun dat, ale mění celý způsob, jakým firma pracuje. Co s ní získáte?

  • Dokumenty uložené v cloudu máte neustále k dispozici. Stačí k tomu jen internet. Nepotřebujete klíče od archivu, ani přítomnost v kanceláři.
  • Ušetříte čas při hledání informací. Klíčová slova stáhnou vyhledávání z původních hodin či minut na pouhé vteřiny.
  • Digitální archiv chrání dokumenty před vyblednutím, poškozením, požárem i povodní. Originály zůstávají v bezpečí, práce probíhá s digitální kopií.
  • Dvoufaktorové zabezpečení a vlastní infrastruktura zajišťují, že k citlivým dokumentům mají přístup jen oprávnění uživatelé.
  • Každý firemní archiv funguje jinak. Profesionální dodavatel přizpůsobí digitalizaci rozsahu, typu dokumentů i vašim interním procesům.

Co vás v rámci digitalizace dokumentů čeká?

Profesionální digitalizace začíná analýzou – dodavatel zmapuje rozsah archivu, typ dokumentů a navrhne postup.

Zajistí i logistiku: spolehlivá firma u vás dokumenty fyzicky vyzvedne, bezpečně je převeze a po zpracování vrátí v původním stavu. Poškozené nebo citlivé materiály zpracovává speciálně proškolený personál, aby nedošlo k jejich zničení.

Po skenování přichází indexace a uložení do digitálního archivu s nastaveným přístupem. Originály se vrátí, nebo se na vaši žádost skartují.

Výstup dostanete v dohodnutém formátu (nejčastěji je to PDF, TIFF nebo JPEG) v rozlišení vhodném pro archivaci i každodenní práci.

Proč začít s digitalizací ještě tento týden

Digitalizace dokumentů nepatří na seznam věcí, které se vyřeší někdy příště. Je to investice do nižších nákladů a vyšší produktivity – tedy oblastí, které majitelé firem vnímají jako prioritu. Firma bez správně digitalizovaných dokumentů je jako dům bez kvalitního zateplení – když je udělané špatně nebo vůbec, peníze se zbytečně „protopí“.