Datové schránky jsou v dnešní digitální době důležitým nástrojem pro každého živnostníka v ČR. Nejen to – jde dokonce o povinný prvek, proto byly během začátku letošního roku OSVČ datové schránky zřízeny automaticky. Co se ale stane, když si přejete odstranit své osobní údaje ze seznamu datových schránek?
Automatické zřízení datové schránky
V první čtvrtině roku 2023 došlo ke vzniku obrovského množství nových datových schránek, takzvaných datovek. Stát je automaticky zřídil každému, kdo má živnost. Nezáleží přitom na tom, zda jde o aktivní, či pozastavenou živnost. Řada lidí proto byla zaskočena – ačkoli mají živnost pozastavenou, byla jim datovka vytvořena. S tím přichází také otázka, jak takovou situaci vyřešit.
Ministerstvo vnitra je povinné zveřejňovat přehledný seznam držitelů datových schránek. Ten obsahuje osobní údaje, a to včetně adres bydliště, případně adres výkonu pracovní činnosti. Jde tedy o citlivé údaje, které si mnoho lidí nepřeje mít takto veřejně.
Nejde však o žádnou novinku. Tento seznam je dostupný již od doby, kdy byly datové schránky poprvé zavedeny. Jde tedy o dlouhodobě používaný nástroj. Mnoho lidí však s uvedením citlivých údajů v seznamu datovek nesouhlasí. Snaží se proto najít řešení, jak svá data vymazat.
Odstranění osobních údajů
Pokud patříte mezi OSVČ, bohužel se nenabízí řešení, díky kterému byste mohli své osobní údaje ze seznamu držitelů datových schránek odstranit. Vzhledem k tomu, že živnostníci ze zákona datovku mít musí, měli by také počítat s tím, že budou uvedeni ve zmíněném seznamu.
Ve výsledku však nejde o závažný problém – osobní data jsou totiž dohledatelná také v živnostenském rejstříku. Vytvoření datových schránek tedy v tomto ohledu nepřineslo významnou změnu. Přesto někteří stále hledají způsob, jak svá data z veřejného seznamu odstranit.
Zrušení datovky
Povinné zřízení datových schránek bylo pro velké množství podnikatelů impulsem pro zrušení živnosti. Těm, kteří svou živnost stihli zrušit s předstihem, nebyla datovka vůbec založena. Mohli se tak vyhnout starostem a povinnostem spojeným s těmito elektronickými schránkami. V podstatě jediným způsobem, jak odstranit své údaje ze seznamu držitelů datových schránek, je zrušení živnosti – tedy výmaz subjektu ze zákonem stanovené evidence. Když přestanete podnikat, pak může dojít ke zrušení datovky.
Prvním krokem je však takzvané znepřístupnění datové schránky. Jde v podstatě o její pozastavení – do schránky nemohou přicházet žádné zprávy, stejně tak je nemůžete ani odesílat. K znepřístupnění u OSVČ může dojít pouze ze zákonných důvodů, například tedy na základě ukončení podnikání. Mezi další důvody patří úmrtí, omezení na osobní svobodě a podobně.
Jakmile dojde k znepřístupnění datovky z důvodu ukončení podnikání (či úmrtí), začíná běžet tříletá lhůta. Jakmile uplynou tři roky, datová schránka je zrušena. Pokud jste živnostník, pak se ze seznamu držitelů datových schránek nemůžete nijak smazat. Osobní údaje musí být ze zákona dostupné, podobně jako v živnostenském rejstříku. Povinnost zřízení datovky přitom platí i pro lidi, jejichž živnost je pozastavená. Jediným řešením je proto úplné zrušení živnosti.
To však neplatí pro fyzické osoby, které si datovou schránku zřídily dobrovolně. V takovém případě lze v nastavení snadno zakázat zobrazení osobních údajů ve zmíněném seznamu.
