Jak napsat oficiální e-mail? Základem jsou stručný úvod a slušné fráze

Psaní e-mailů je běžnou součástí pracovního života. Je na místě umět napsat e-mail, který vyzní profesionálně a slušně. Na některých pozicích je to dokonce nutnost. Podívejme se na pár zásad pro e-mailovou komunikaci.

Jak by měl správně vypadat e-mail?

Jak správně formulovat email? V první řadě je potřeba správně uvést e-mailovou adresu příjemce. Pokud odpovídáte, i tak raději pole zkontrolujte. Zároveň věnujte dostatečnou pozornost předmětu, který by měl být stručný a jasný. Nejlépe by se mělo jednat o dvě až tři slova. Se slovy jako "urgentní, důležitý nebo spěchá" šetřete. E-mail takto označte pouze v případě, že tomu tak skutečně je. Pokud byste apelovali na okamžitou odpověď často, protější strany by už nemusely brát označení vážně. Současně mějte na paměti, že právě takové označení e-mailu může zapříčinit opak. Někdo na podobné dovolávání reaguje protikladně.

Jak oslovovat v e-mailu?

Použití oslovení adresáta navodí osobní atmosféru a zároveň vyjádří úctu. Pokud e-mail začíná pozdravem, který je následován jménem, zpráva evokuje pocit, že jste si na psaní dali záležet.^[1]

Nezapomeňte tedy za pozdravem i samotným jménem uvést čárky. Jestliže oslovujete vysoce postavenou osobu, patří ke jménu i titul nebo pracovní pozice příjemce. Příjmení skloňujte jako oslovení, neponechávejte ho v základním tvaru. Vynechte řádek a pokračujte dalším textem, jehož počáteční písmeno nechte malé.

E-mail by pak tedy začínal například slovy „Dobrý den, pane profesore Nováku, ...“. Případně „Dobrý den, paní ředitelko Nováková, ...“.

Také je možnost vynechat pozdrav a použít rovnou oslovení. Tedy například „Vážený pane Svobodo, ...“.

Udržujte zdvořilost

V textu celého e-mailu se snažte vyjadřovat kultivovaně. K projevu slušnosti patří také užití velkého písmena u zájmen. Pokud tedy budete zmiňovat například „Četl jsem Váš e-mail.“ nebo „Chtěl bych Vás požádat o informace.“, pište velká písmena, a to i v případě, že adresátovi tykáte nebo se jedná o skupinu příjemců, tudíž „Chtěl jsem Ti poděkovat.“ nebo „Vážení klienti, děkujeme Vám za podporu.“ E-mail je elektronická obdoba dopisu, zachovejte tak formálnost a projevy úcty.

Pište jasně a přehledně

Ve světě nepřeberného množství informací je vhodné ušetřit čas adresáta a e-mail napsat stručně a pochopitelně. Text rozčleňte na odstavce a snažte se vyjádřit úderně a bez nadbytečných slov. Pokud je struktura textu složitější nebo e-mail obsahuje velké množství potřebných informací, vyznačte některé části textu tučně.

Jak poděkovat na konci e-mailu?

V závěru například předem poděkujte za odpověď nebo vyjádřete, že se těšíte na případné setkání nebo spolupráci. Rovněž je možné uvést „S pozdravem“ nebo „S přáním pěkného dne“ (nepište čárku), vynechat řádek a podepsat se. Ke svému celému jménu lze připojit i kontaktní údaje.